Co zrobić z dokumentami firmowymi, których okres przechowywanie dobiega końca?

W każdej firmie znajdują się dokumenty wymagające przechowywania przez określony czas. Obowiązek ten jest uregulowany przez przepisy prawa, a więc przedsiębiorcy muszą kategorycznie się do tego stosować. Okres przechowywania poszczególnych dokumentów jest różny. Oznacza to, że jedne informacje, musisz przechować dłużej, natomiast drugie krócej lub w ogóle. Co należy zrobić w momencie, gdy okres przechowywania dokumentów dobiega końca i dlaczego gromadzenie niepotrzebnej dokumentacji to zły pomysł?

Dokumenty firmowe nie są Ci już potrzebne? Co powinieneś z nimi zrobić?

Wyrzucając dokumentację do kosza, narażasz się na to, że ważne informacje firmowe, mogą wydostać się poza obszar Twojego przedsiębiorstwa. Zapewne nie chciałbyś, aby doszło do takiej sytuacji, prawda? Musisz więc wiedzieć, jak prawidłowo, należy postąpić z dokumentacją, która nie jest już potrzebna i nie wymaga przechowywania. W takiej sytuacji jednym z najlepszych rozwiązań jest utylizacja dokumentów.

Jednak i tu musisz pamiętać o tym, żeby procedura ta przebiegła prawidłowa. Jak zostało to wspomniane dokumentów, nie można wyrzucić do kosza na śmieci. Co zatem należy zrobić? Jeśli ilość dokumentacji jest duża lub konieczność jej niszczenia pojawia się regularnie, jednym z najlepszych rozwiązań są usługi firmy zewnętrznej oferującej niszczenie dokumentów Gdańsk.

Dzięki temu dokumentacja firmowa zostanie zniszczona bezpowrotnie, a Ty nie będziesz musiał się bać, że jakieś dane dostaną się w ręce osób niepowołanych. Niektóre z danych mogłyby zostać wykorzystane w niewłaściwy sposób, co może dotyczyć dokumentów pracowniczych. Należy dbać, więc o poufność informacji znajdujących się w firmie.

Przechowujesz dokumenty, które nie są już potrzebne? Dlaczego jest to błąd?

Zbieranie dokumentów, które się już nie przydadzą, a także ich przechowywanie nie jest obowiązkowe to zły krok. W takiej sytuacji zajmujesz niepotrzebnie miejsce, a także może się zdarzyć, że ważne dokumenty ulegną zagubieniu. Im więcej dokumentów znajduje się w Twojej firmie, tym istnieje większe prawdopodobieństwo, że możesz niektóre z nich zgubić.

Przedsiębiorcy nie zawsze dbają o porządek w dokumentach. Jeśli zajdzie potrzeba znalezienia konkretnych z nich może okazać się to dużym problemem. Należy mieć na uwadze, że firma może zostać skontrolowana przez różne organy, między innymi urząd skarbowy. W takiej sytuacji organ ma prawo wymagać dokumentacji z określonego czasu.

Takie dokumenty powinieneś, więc posiadać w swojej firmie lub innym miejscy, gdzie będą one przechowywane, a co najważniejsze, zawsze muszą być one uporządkowane. Jeżeli dodatkowo będziesz gromadzić dokumenty, które nie wymagają przechowywania, mogłoby to doprowadzić do naprawdę dużego bałaganu w dokumentacji firmowej.